주주는 주주명부에 등재되어야 하고, 그 소유현황(보유 주식수)도 주주명부를 통하여 확정되므로 주식회사 운영에 있어서 주주명부는 아주 중요한 위치를 차지한다. 그런데 이러한 주주명부는 법원이나 등기소에 등록되는 것은 아니다. 실무에서 이 부분을 혼동하는 분들이 꽤 많다. 또한 법무사에서 주주명부를 관리하거나 그 변동사항을 체크하는 것도 아니다. 그렇다면 주주명부의 관리는 어떻게 하는 것일까? 아래와 같이 회사유형별로 차이가 있다.

1. 일반회사의 경우
비상장 법인의 경우에는 회사가 직접 주주명부를 관리하여야 한다. 주주명부에는 ①주주의 성명과 주소, ②주주별 주식의 종류와 수, ③주권을 발행한 경우에는 그 번호 등을 기재하여야 한다. 그리고 주주간에 양도양수가 일어난 경우에는 양도인의 통지(주권미발행) 또는 양수인의 신고(주권발행)에 의하여 주주명부를 변경해야 한다. 이를 명의개서라 한다. 비상장 법인의 주식의 거래에 대하여는 양도금액의 0.5%에 달하는 증권거래세를 납부하여야 한다(증권거래세법 제8조). 이를 위해 양도인은 양도한 달의 다음달 10일까지 양도인 주소지 관할세무서에 신고 납부하여야 한다(동법 제4조).

2. 명의개서대리인을 선임한 비상장법인
주주명부의 관리나 주주명부의 변경(명의개서)은 회사가 직접 할 수도 있지만 이를 대행하는 것이 가능한데, 이렇게 주주명부관리를 대행해 주는 기관을 명의개서대리인이라 한다. 우리나라에서 명의개서대리인이 될 수 있는 기관은 총 3군데 즉 증권예탁원, 국민은행(증권대행부), 하나은행(증권대행부)가 있다. 한편, 상장 또는 등록법인이 아닌 일반법인도 일정한 요건을 갖춘 경우(자본금 10억 이상 등) 증권예탁원의 승인을 받아 통일유가증권주권을 발행할 수 있는데, 이러한 경우에는 명의개서대리인을 반드시 선임하여야 하므로 이 경우에는 아래의 상장등록법인과 동일하게 명의개서대리인이 주주명부의 기재를 관리하게 된다.

3. 상장등록 회사의 경우
상장(등록)회사는 반드시 통일유가증권 형식의 주권을 발행해야 한다. 통일유가증권주권이란 “돈(지폐)을 조폐공사에서 제조하고 한국은행이 발행하는 것과 동일하게” 주권용지를 조폐공사가 제작하고, 그 용지에 주권내용의 인쇄(가쇄)는 증권예탁원에 등록된 인쇄소에서 하고 그 발행을 증권예탁원이 정하는 바에 따라 행하는 주권을 말한다. 한편, 통일유가증권의 주권을 발행하는 경우에는 반드시 명의개서대리인(발행대행기관)을 선임하여야 하고, 이렇게 명의개서대리인을 선임한 경우에는 그 명의개서대리인이 주주명부를 관리하므로 주식의 거래(변동)도 명의개서대리인에게 신고하여야 한다. 한편, 상장등록회사의 주식거래는 “돈을 은행에 예금해 놓고 계좌이체(인터넷뱅킹)하듯이” 통상적으로는 각 주주들이 증권회사에 계좌를 열어 증권회사를 통하여 주식거래를 하게 된다. 이를 증권대체결제제도라 한다.