서면결의,서면동의로 주총을 갈음하는 경우 공증여부

1. 서면결의 또는 서면동의로써 주총갈음하는 경우란?
자본금총액이 10억원 미만인 회사는 서면에 의한 결의로써 주주총회 결의를 갈음할 수 있다(상법 제363조). 회의형태의 주주총회 개최를 생략하고 서면작업(페이퍼워킹)으로 총회를 갈음하도록 한 것인데, 그간 실무에서 페이퍼워킹으로 하던 서면주총을 합법화한 것이다.
또한 총회결의 목적사항(의안)에 대하여 주주전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다(상법 제363조). 주주총회라는 회의를 개최하지도 않고, 어떤 형식으로든 서면으로 동의를 표시한 때에는 주총결의가 있는 것으로 간주하는 것이다(상법 제363조).

2. 서면결의 또는 서면동의로 갈음하는 경우에도 의사록공증이 필요한가?
서면에 의한 결의를 보자. 결국 주주전원의 동의하에 서류상으로 주주총회 의사록을 작성하고, 그 의사록에 의안내용을 기재하는 것이 될 것이다. 이 경우에는 주주총회 의사록을 작성하여야 하고, 등기사항이 포함된 경우 해당 의사록을 공증하여야 할 것이다.
서면에 의한 동의(주총갈음)의 경우를 보자. 주주총회라는 회의를 개최하지 않고, 주주전원이 주총의안에 대하여 서면으로 동의한 경우인바, 서면결의의 경우와 차이가 있어야 하므로, 결국 어떤 형식이든 각주주가 서면으로 의안에 대한 동의를 표시하여 그 서면이 회사에 도달하는 모습이 될 것이다. 예컨대 각주주가 서면동의서를 회사로 보내고 회사는 그것을 취합하여 결의를 도출하는 형태이다.
상법은 주주전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 보며, 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용하도록 하고 있다(상법 제363조). 따라서 어떻든 서면동의의 경우에도 주주들의 의안에 대한 찬성의사를 확인(취합)하여 이를 결의서(의사록)형태로 작성하여야 하고, 이에 대한 공증도 필요하다고 본다.(주주총회에 관한 규정을 준용하기 때문)

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